Privacyverklaring

(Cfr. Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016)

Bilisium vzw, heemkundekring gevestigd te Bilzen, stelt alles in het werk om het vertrouwen
van haar leden in stand te houden. Deze privacyverklaring beschrijft waarom en wanneer de
vereniging persoonsgegevens of persoonsgebonden gegevens verzamelt, welke gegevens dat
zijn, waarvoor ze worden gebruikt en hoe ze worden beveiligd.

Persoonsgegevens

De persoonsgegevens die Bilisium vzw van haar leden en abonnees verzamelt en bewaart,
bestaan uit:

naam en postadres van de abonnees op ons tijdschrift.
naam, postadres en eventueel e-mailadres en telefoonnummer(s) van de steunende leden en ereleden.
bankrekeningnummer van abonnees en leden, ten behoeve van de financiële administratie.

Het bijhouden van persoonsgegevens heeft tot doel:

het per post bezorgen van ons tweemaandelijks tijdschrift;
het bijhouden en bewerken van het abonnementenbestand;
het uitnodigen van onze abonnees tot allerlei activiteiten van de vereniging;
de jaarlijkse honoraire vermelding in ons tijdschrift van de ereleden en steunende leden.

Persoonsgebonden archivalia

Bilisium bezit een uitgebreide collectie beeldmateriaal in de vorm van foto’s en films die
bewaard wordt in originele vorm of als informatiedrager (zgn. 'scans'). Deze archivalia
werden grotendeels verkregen door schenking. Ook het documentenarchief van Bilisium
komt voornamelijk voort uit privé-archieven die aan de vereniging werden geschonken.
De aan Bilisium gerichte lezersbrieven worden eveneens beschouwd als persoonsgebonden
archivalia omdat de publicatie ervan in het tijdschrift tot de mogelijkheden behoort.

Beveiliging van persoonsgegevens

Ter beveiliging van de persoonsgegevens gelden strikte afspraken en maatregelen, met name:

persoonsgegevens worden onder geen beding doorgegeven aan derden;
het centrale bestand kan alleen geraadpleegd worden door het Dagelijks Bestuur (DB);
het centrale bestand is beveiligd met toegangscodes;
van het centrale bestand worden op geregelde tijdstippen back-ups gemaakt;
personen van wie de vereniging gegevens bewaart, hebben te allen tijde het recht om hun gegevens in te zien en ze te laten wijzigen of verwijderen;
persoonsgegevens worden bewaard tot einde lidmaatschap, plus vijf jaar.

Voorbehoud persoonsgebonden archivalia

Het is bij Bilisium een algemeen geldende beheersregel dat brieven, documenten en
fotografisch materiaal op aanvraag ter beschikking worden gesteld aan gebruikers of door
Bilisium zelf aangewend worden voor het illustreren van publicaties die verspreid worden als
drukwerk of langs elektronische weg. Personen die bezwaar hebben tegen het publiek maken
van door hen aan Bilisium ter beschikking gestelde documenten of beeldmateriaal wordt
verzocht om dit tijdig kenbaar te maken.

Verantwoordelijkheid

Het secretariaat en de abonnementendienst van Bilisium staan in voor de verwerking van de
bedoelde gegevens.
Toezicht op de correcte toepassing van onderhavige Privacyverklaring valt onder
verantwoordelijkheid van de voorzitter in functie. De voorzitter is bereikbaar via
info@bilisium.be of via frans.maurissen@skynet.be.